Worauf bei der Einmahnung von offenen Rechnungen zu achten ist
Eine Mahnung ist die bestimmte und eindeutige Forderung des Gläubigers an den Schuldner die fällige Leistung zu erbringen. Ziel der Mahnung ist es, offene Forderungen möglichst termingerecht einzutreiben, um somit die Liquidität des Unternehmens aufrecht zu halten.
Die Fälligkeit der Leistung ergibt sich aus der vertraglich getroffenen Vereinbarung. Ist der Fälligkeitszeitpunkt jedoch nicht bestimmt, so ist die Forderung ohne unnötigen Aufschub nach Einlangen der Rechnung zu begleichen.
Wurde nach Rechnungslegung der geforderte Betrag nicht innerhalb der vom Leistungserbringer angegebenen Frist oder mangels Fristsetzung nicht ohne unnötigen Aufschub beglichen, kann dieser eine Zahlungsauforderung bzw. Mahnung unter gleichzeitiger Setzung einer Nachfrist stellen.
Die Mahnung ist grundsätzlich an keine Form gebunden, jedoch sollte sie auf jeden Fall folgende Angaben enthalten:
- Name und Adresse des Gläubigers,
- Name und Adresse des Schuldners,
- das Ausstellungsdatum,
- die Höhe des offenen Betrages,
- Konto bzw. Kontonummer auf das die Zahlung erfolgen soll,
- sowie eine Frist zur Begleichung der Forderung.
Wurde jedoch die Fälligkeit zwischen den Vertragsparteien vereinbart, ist das Versenden einer Mahnung nicht Voraussetzung für die gerichtliche Geltendmachung. Sobald die Forderung fällig ist und der Schuldner nicht leistet, kann der Unternehmer sofort auf Zahlung des Entgeltes klagen. In der Praxis wird aber fast immer zuerst eine außergerichtliche Lösung gesucht, da die gerichtliche Geltendmachung mit zusätzlichen Kosten und Risiken verbunden ist.
Die Bezahlung kann auch in Raten vereinbart werden. Sobald der Schuldner mit einer oder mehreren Teilleistungen in Verzug gerät, muss er die gesamten noch offenen Raten auf einmal begleichen. Ohne entsprechende Vereinbarung können jedoch immer bloß die bereits fälligen Beträge gefordert werden. Diese Abrede wird als Vereinbarung eines Terminverlustes bezeichnet.
Ab Fälligkeit der Leistung gerät der Schuldner in Verzug. Der Gläubiger ist daher ab dem auf die Fälligkeit folgenden Tag berechtigt, Verzugszinsen zu berechnen. Der Verzugszinsensatz kann vertraglich vereinbart sein, falls dies nicht der Fall ist, können die gesetzlichen Verzugszinsen verrechnet werden. Bei Verbrauchergeschäften sind 4 % pro Jahr Verzugszinsen zu verrechnen und bei beiderseitigen Unternehmergeschäften gilt ein gesetzlicher Verzugszinsensatz von 8 % über dem Basiszinssatz. Da es sich um einen beweglichen Zinssatz handelt, ist jeweils der Basiszinssatz, der am letzten Kalendertag eines Halbjahres gilt, heranzuziehen.
Man kann auch ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt mit der außergerichtlichen Eintreibung der offenen Forderung beauftragen. Diese Kosten sind grundsätzlich vom säumigen Schuldner zu tragen. Jedoch sollte man darauf achten, dass man im Fall der vergeblichen Schuldeneintreibung etwa wegen Vermögenslosigkeit des Schuldners nicht selbst auf den Kosten sitzen bleibt.
Zeigen die außergerichtlichen Mahnungen keine Wirkung, so bleibt nur noch die gerichtliche Geltendmachung der Forderung. Die Forderung verjährt innerhalb von drei Jahren, danach kann sie nicht mehr gerichtlich geltend gemacht werden. Wurde die Forderung jedoch erfolgreich eingeklagt, so hat man für die Dauer von 30 Jahren einen wirksamen Exekutionstitel gegenüber dem Schuldner.