e-Rechnungen an den Bund ab 2014

Durch die zukünftigen e-Rechnungen an den Bund sollen aufwändige und kostenintensive Prozesse bei der Abwicklung von Rechnungen mit Bundesdienststellen vermieden werden. Das IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) sieht die verpflichtende Übermittlung von e-Rechnungen an den Bund ab 1.1.2014 vor. Bundesdienststellen sind die Bundesministerien und deren nachgeordneten Dienststellen. Ausgelagerte Rechtsträger wie z.B. die Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) zählen derzeit nicht als Bundesdienststellen. Eine Aufstellung, welche Institutionen Bundesdienststellen bzw. keine Bundesdienststellen sind, finden Sie hier.

Eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird.

Die Bundesverwaltung hat sich dabei für das Format ebInterface (www.ebInterface.at) entschieden. Bei ebInterface handelt es sich um ein XML-basiertes Dokument, das durch ein Plug-in im Textverarbeitungs-programm MS Word erstellt werden kann. Hier gelangen Sie zum kostenlosen ebInterface Word Plug-in DOWNLOAD.

Zur Übermittlung der e-Rechnung haben sich AuftragnehmerInnen eines vom Bundesministerium für Finanzen zur Verfügung gestellten Portals zu bedienen.
Als Portale für die Übermittlung von e-Rechnungen kann entweder

  • das Unternehmensserviceportal (USP) oder
  • die PEPPOL-Transport-Infrastruktur

angewendet werden.

Die Rechnungen müssen nicht signiert sein. Signierte Rechnungen werden jedoch angenommen. Bis zu 10 Anlagen mit einer maximalen Gesamtgröße von 15 MB können gemeinsam mit Ihrer e-Rechnung übermittelt werden.

 


Übermittlung der e-Rechnungen via USP

Nach Anmeldung beim Unternehmensserviceportal und Aufruf des Services ‚e-Rechnung an den Bund‘ bestehen für die Rechnungseinbringung folgende drei Möglichkeiten:

  • Upload
    Rechnungen, die im eigenen System oder mithilfe des bereitgestellten Word-Plug-In’s im Format ebInterface (3.0, 3.02, 4.0 – siehe oben) bzw. im PEPPOL-Format (siehe weiter unten) erzeugt wurden, können in der Anwendung einzeln hochgeladen und so an den Bund übergeben werden.
  • Webformular
    Wurde kein Plug-in zur Erstellung von e-Rechnungen installiert, steht als Alternative auch ein Webformular zur Verfügung, in dem die Inhalte der Rechnung online erfasst, vom System strukturiert und an den Bund übermittelt werden. Diese Anwendung bietet sich an, wenn in Ihrem Unternehmen eine sehr geringe Anzahl von e-Rechnungen an den Bund erfolgen.
  • Webservice
    Das Webservice unterstützt die maschinelle Übermittlung der elektronischen Rechnung an die Bundesdienststelle. Mit dem Aufruf dieses Services können Rechnungen samt Beilagen übermittelt werden. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie in Ihrem System oft viele strukturierte Rechnungs-Dateien erzeugen und an Dienststellen des Bundes legen und das manuelle Hochladen zu aufwändig wäre.
 


Übermittlung der e-Rechnungen via PEPPOL-Transport-Infrastruktur

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) steht für eine international ausgearbeitete Lösung mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender elektronisch unterstützter öffentlicher Beschaffungsverfahren (Public eProcurement) innerhalb der Europäischen Union.

Über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur können strukturierte Rechnungs-Dateien im PEPPOL-Format (das PEPPOL-Format ist eine Standardschnittstelle, entwickelt von der EU-Kommission zur Übermittlung elektronischer strukturierter Rechnungsdaten) von einem registrierten, technischen Zugangspunkt (Erstellung eines eigenen Access Points durch die AuftragnehmerIn) an den Zugangspunkt (=Access Point) des Bundes, in Österreich das Bundesrechenzentrum, übertragen werden.

Die Verwendung des PEPPOL-Formats ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie e-Rechnungen auch an ausländische Rechnungsempfänger übermitteln und nur ein einheitliches Format verwenden wollen.

Weitere Informationen zu PEPPOL finden Sie unter www.peppol.eu.

 


Was passiert nach Übertragung der e-Rechnung?

Die Rechnung wird nach der Übertragung einer technischen Prüfung unterzogen.
Im Erfolgsfall bekommen Sie einen generierten e-Rechnungsnachweis im Format PDF per E-Mail zugesendet. Im Fehlerfall (z.B. die Rechnung kann maschinell nicht zugeordnet werden) werden Sie in einer E-Mail über die Ursachen informiert. Die Rechnung gilt in diesem Fall als nicht angenommen. Hier finden Sie eine Liste mit den Kennzeichen und Beschreibungen der möglichen Fehlermeldungen.

 

 

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